Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, der findes i Office-pakken, er den nyeste og bedste regnearkapplikation fra Redmond, og der er en god grund til, at så mange antal crunchers bruger det til alle deres behov for antalknusning. Mens Excel er fint til enkle regneark til at spore udgifter eller opbygge kalendere, kommer det til sin ret, når du har brug for at skære og skære terninger og derefter præsentere komplekse data. Her viser vi dig, hvordan du opretter en pivottabel i Excel for at drage fordel af et af programmets mest kraftfulde værktøjer.
Inden vi starter, hvad er pivottabellerne lige præcis gode til? Kort sagt, pivottabeller giver dig mulighed for at se på de samme data på forskellige måder og fra forskellige vinkler for at gøre det lettere at udføre dybdegående analyser og få øje på vigtige tendenser. Når du f.eks. Vurderer salgsresultater, vil du måske se på en individuel person, et specifikt produkt eller en bestemt tidsramme. Med en pivottabel kan du oprette en informationspulje og derefter nemt ændre dit fokus fra en ting til en anden - en analyse, der ville være kedelig at udføre manuelt.
Bemærk, at du har brug for den fulde version af Excel 2016 for at bruge pivottabeller. Universal Windows Platform (UWP) Windows 10-versionen af Excel inkluderer ikke det og mange andre avancerede Excel-funktioner. Endelig, hvis du vil prøve nye Excel-funktioner, skal du tilmelde dig Office Insider-programmet og måske være den første til at opleve en ny pivottabelfunktion.
Trin 1: Forbered dine data
Måske er det vigtigste trin i brugen af Excel-pivottabeller omhyggeligt at organisere dine data. Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge Excel-tabeller, som giver dig mulighed for at tilføje rækker, der vil blive inkluderet i din drejetabel, når du trykker på opdatering. Men i det mindste vil du have, at dine data skal være i tabelform med informative kolonneoverskrifter og med ensartede data inden for kolonner.
Lad os f.eks. Sige, at du vil analysere salgsoplysninger for din virksomhed. Du har seks sælgere, der sælger tre produkter på tværs af en række regioner. Dine produkter er skræddersyet til hver kunde, og derfor varierer priserne. Her er en eksempeltabel med fiktiv information, der giver dig en idé om, hvordan data kan organiseres med en pivottabel i tankerne.
Tabellen blev oprettet ved først at indtaste dataene, derefter vælge hele området og derefter gå til Indsæt> Tabel. Igen behøver du ikke tage dette trin, men det anbefales, hvis du vil tilføje flere rækker med data senere og gøre det lettere at opdatere din pivottabel.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Trin 2: Prøv en anbefaling
Excel er fuld af smarte tricks for at gøre arbejdet med data lettere, og når det er muligt, vil det prøve at gætte, hvad du vil udføre, og derefter automatisk udføre et par trin. Denne nyttige natur demonstreres her af det anbefalede pivottabeller-værktøj, der ser på dine data og giver nogle logiske muligheder for, hvordan man analyserer og præsenterer ting.
For at bruge en anbefalet pivottabel skal du blot gå til Indsæt> Anbefalede pivottabeller. Excel vil præsentere et par muligheder, du kan overveje. I vores eksempel tilbyder Excel at oprette 10 forskellige drejetabeller, der ser på en række forskellige vinkler på vores salgsdata. Bemærk, at hvordan du mærker dine kolonner betyder noget; Excel læser disse overskrifter og tilbyder anbefalinger, der giver mest mening. Hvis du f.eks. Vil se salgspriser, skal du ikke bruge udtrykket "pris", fordi Excel baserer sin anbefaling i overensstemmelse hermed.
En anbefaling er "Summen af det samlede salg efter kunden." Hvis vi vælger denne mulighed, fortsætter Excel med at oprette pivottabellen.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Bemærk, at pivottabellen kun viser de data, der er relevante for vores nuværende analyse. På højre side finder du de kriterier, som Excel brugte til at oprette det i dialogboksen Pivottabelfelter. Vi vil dække, hvad hvert af disse felt betyder i det næste afsnit om tilpasning.
Trin 3: Tilpas din pivottabel
Hvert af elementerne i denne dialog er vigtig for at bestemme, hvordan din drejetabel fungerer. Klik på konfigurationstandhjulet for at ændre denne dialogs udseende til det, der fungerer bedst for dig.
Markvalg
Her vælger du, hvilke kolonner der skal medtages i din pivottabel. Hvordan disse data udfyldes i pivottabellen bestemmes af den datatype, de repræsenterer - Excel finder ud af, om du vil tilføje en kolonne til din pivottabel eller tilføje feltets data i tabellen. Hvis du f.eks. Vælger "Varer", antager Excel, at du vil tilføje antallet af varer for hver kunde.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends På den anden side, hvis du vælger "Dato", placerer Excel dataene i tabellen og organiserer salget efter, hvornår de fandt sted.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Når du arbejder på dine egne pivottabeller, kan du eksperimentere for at se, hvordan tilføjede og fjernelse af felter påvirker de data, der vises. Du finder ud af, at Excel gør et godt stykke arbejde med at foretage valg, der giver mening, men du kan også ændre tingene, hvis Excels valg ikke giver mening.
Filtre
Træk emner fra markeringslisten til afsnittet "Filtre", hvis du vil begrænse, hvilke data der vises. For eksempel, hvis du trækker “Kunde” ind i afsnittet “Filtre”, kan du nemt kun vise data fra en eller et udvalg af kunder.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Kolonner
Ved at trække felter ind i afsnittet "Kolonner" kan du udvide, hvordan dine data rapporteres. Igen, når du trækker et felt ind i dette afsnit, vil Excel forsøge at finde ud af, hvordan du vil have dataene præsenteret. For eksempel, hvis du trækker "Dato" til afsnittet "Kolonner", viser Excel salget som opsummeret for den mest logiske tidsramme, som i dette tilfælde er pr. Måned. Dette ville være nyttigt, hvis din primære bekymring var, hvor meget der blev solgt på månedlig basis med et øje med kundernes indkøbsmønstre.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Rækker
På samme måde kan du trække felter ind i afsnittet "Rækker" for at integrere forskellige data i pivottabelrækker. Igen, hvis vi trækker "Dato" ind i afsnittet "Rækker", vil Excel opdele salget pr. Kunde pr. Måned, men dataene opsummeres af kunden og ikke efter måned som i det foregående eksempel. I dette tilfælde er du for det meste bekymret for, hvor meget du solgte til hver kunde, men du vil også se nogen tidsbaserede tendenser.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Værdier
Endelig bestemmer afsnittet "Værdier", hvordan du analyserer dine data. I alle vores eksempler hidtil har vi set på det samlede salg. Hvis du klikker på pil ned i dette afsnit, kan du konfigurere dine værdifeltindstillinger til at se på en anden numerisk beregning.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Lad os f.eks. Sige, at du vil se på salgsgennemsnit i stedet for det samlede salg. Du skal blot vælge "Gennemsnit" i dialogboksen med værdifeltindstillinger. Du kan også indstille nummerformatet, så resultaterne giver mest mening.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Nu, i stedet for at overveje det samlede salg efter kunde og derefter beregne en samlet sum, ser vi på gennemsnitligt salg efter virksomhed og derefter gennemsnitligt salg på tværs af virksomheden. Dette vil være nyttigt at evaluere, hvilke kunder der f.eks. Er over eller under gennemsnittet i salg, og derfor fortjener mest (eller mindst) opmærksomhed. I vores eksempel fortjener Acme Engineering og Jones Roofing måske ikke så meget salgsopmærksomhed som de andre.
Det er klart, at pivottabeller tilbyder en række muligheder for at gøre det nemt at skære og skære dine data. Tricket med at bruge pivottabeller effektivt er at beslutte nøjagtigt, hvad du vil se, inden du begynder at anvende indstillinger. Du vil også sikre dig, at dine data svarer til, hvordan du har lagt din tabel, og hvordan du har navngivet dine overskrifter. Jo mere omhyggelig du er med at opsætte tingene, jo mere effektive bliver dine drejetabeller.
Trin 4: Opret dine egne pivottabeller fra bunden
Når du først har spillet med pivottabelfunktionen og fået en vis forståelse af, hvordan de forskellige muligheder påvirker dine data, kan du begynde at oprette en pivottabel fra bunden. Processen svarer til at bruge en anbefaling, kun du går til Indsæt> Pivottabel og vælger derefter dine data manuelt som dit første trin.
I vores tilfælde betyder det at vælge Tabel1, men vi kunne også vælge en række data eller trække fra en ekstern datakilde. Vi kan også beslutte, om vi vil oprette et nyt regneark eller placere drejetabellen ved siden af vores data et bestemt sted på det eksisterende regneark.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Når vi har foretaget vores valg, præsenteres vi for en tom pivottabel og vores dialogboks Pivottabel-felter.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Oprettelse af vores egen pivottabel er bare et simpelt spørgsmål om at vælge felter og bestemme, hvordan vi ønsker, at dataene skal beregnes og vises. Lad os sige, at vi vil se, hvordan sælgere presterede om måneden med et samlet samlet salg for året. Vi vælger felterne "Sælger", "Dato" og "Samlet salg", trækker feltet "Sælger" til afsnittet "Filtre" og konfigurerer de værdier, der skal vises som valuta. Excel tilføjer automatisk de relevante datoelementer til afsnittet "Rækker" og antager, at vi vil se summer.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Som standard viser Excel alle data for alle sælgere. Vi kan også vælge en enkelt sælger for kun at se hans eller hendes data. I dette tilfælde ser vi, at Judy French kun havde salg på tre måneder, selvom hendes samlede salg var betydelige. Det kunne betyde, at hendes salgsproces varede længere, fordi hun tog efter hvaler i stedet for fisk - en værdifuld konklusion, hvis den var nøjagtig. Det kan måske være en god idé at investere i en assistent, der hjælper Judy med at lukke sit salg hurtigere.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Trin 5: Invester i noget læring
Hvis du vil fåvirkelig god til at bruge Excel-pivottabeller, invester lidt tid i at lære lidt mere om, hvordan det bruger de forskellige datatyper. Microsoft tilbyder sine egne træningsressourcer, og der er et væld af tredjeparts trænere at overveje.
Generelt betyder det dog at grave i Excel på en måde, der ligger uden for denne vejlednings anvendelsesområde. Ikke desto mindre forhåbentlig ser du nu, hvordan pivottabeller kan være et kraftfuldt værktøj til at analysere dine data, og det er relativt let at komme i gang, så længe du har dine data konfigureret til den rigtige type tabel. Og vi kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er at vide, hvad du vil opnå med din drejetabel, inden du begynder.
