Zoom's webapp gør det allerede meget nemt at planlægge, starte og tilpasse din videokonference til at tale med dit team og få tingene gjort. Men hvis du bruger Zoom ofte til arbejde, er der en måde at gøre det endnu mere praktisk: Kombiner det med Outlook. Zoom giver mulighed for nogle nyttige integration med Microsoft Outlook, der fungerer meget godt til planlægning af online møder og få alle til at deltage lettere. Her er hvad man skal gøre, og hvordan det fungerer.
Trin 1: Download appen Zoom til Outlook
Microsoft har sin egen app til integration af Zoom, hvilket gør denne proces meget lettere. Gå til Microsoft Store, og download den. Sørg for, at du downloader til den computer, du bruger til arbejde og Outlook, og at Outlook er åbent, når du starter processen for at gøre det lettere. Det er en gratis download, så vælg Hent den nu at komme i gang.
Når du downloader, beder appen dig om at logge ind med din Outlook-adresse og underskrive en aftale om brug af tjenesten. Når dette er færdigt, skal du se til dit Outlook-vindue, og du skal se en meddelelse, der siger, ”Tilføj et tilføjelsesprogram fra Office Store. ” Vælg Installere for at starte processen.
Trin 2: Opret et nyt Zoom-møde
Evnen til at bruge Zoom in Outlook er der nu, men du skal vide, hvad den kan gøre! Start med at åbne din online Outlook-kalender og vælge Ny øverst for at oprette en ny kalenderbegivenhed. Udfyld formularen som ved ethvert møde, og redegør for mødets formål og tilføj deltagere og tidsintervaller, indtil det er klar.
Når du er færdig, skal du se på den øverste menulinje og vælge de tre prikker ud til højre. Vælg dem, og dit Zoom-tilføjelsesprogram skal dukke op sammen med andre tilføjelsesprogrammer, som du muligvis allerede bruger i Outlook. Vælg Zoom, og vælg i den næste menu Tilføj et zoommøde.
Hvis du ikke har logget ind på Zoom på denne computer endnu, beder Zoom nu om loginoplysninger. Lever det, og den kalenderbegivenhed, du har oprettet, bliver nu et Zoom-møde med passende link til møder og alt andet på plads. Let!
Trin 3: Vælg Zoom-indstillinger i Outlook
Normalt vil et Zoom-møde oprettet via Outlook have alle de normale indstillinger fra din online Zoom-profil. Du kan dog også ændre dette let gennem Outlook for at tilpasse et møde baseret på dets individuelle behov.
For at gøre dette skal du vælge mødet i din Outlook-webkalender. Vælg derefter dit Zoom-tilføjelsesprogram som før, men vælg denne gang Indstillinger fra Zoom's rullemenu. Dette åbner et nyt afsnit for at vælge Zoom-indstillinger for det møde. Valgmuligheder inkluderer:
- Ændring af hvem mødet er planlagt til
- Oprettelse af et mødets ID-nummer til sporing
- At vælge, om deltagerne vil have video
- Valg af lydindstillinger
- Aktivering af deltagelse før værtindstillinger
- Mute deltagere, når de ankommer
- Optager automatisk mødet
Når du er færdig med at skræddersy mødet til dine behov, skal du vælge Opdatering for at gemme alle dine ændringer.
Alternativ til Outlook 2013/2016 desktop-app
Zoom til Outlook fungerer meget ens, hvis du bruger desktop-appen i stedet, men at downloade den er lidt anderledes. Her skal du åbne appen, vælge Filer og derefter vælge Administrer tilføjelsesprogrammer.
Dette skal åbne et websted for at kontrollere dine Outlook-indstillinger. Se efter plus- og minustegnene her, og vælg plustegnet, og vælg derefter Tilføj fra Office Store. Dette åbner et søgevindue, hvor du skal søge efter “Zoom til Outlook. ” Når den rigtige app dukker op som et resultat, skal du downloade og fortsætte som før. Du kan finde Planlæg et møde indstilling på fanen Hjem i din Outlook-app. Derefter i Møde fane, ser du et videokameraikon med en mulighed for at Tilføj et zoommøde som du kan vælge, når du er klar.
Bemærk: Hvis du er administrator, der aktiverer zoomfunktioner for et team af Outlook-brugere, ligner din proces til tilmelding af alle meget at aktivere Zoom til Outlook-appen. Når du er logget ind som administrator, skal du kigge i menuen til admin center, og du skal se en mulighed for Tilføjelser under Indstillinger. Vælg derefter bare Implementér tilføjelsesprogramog vælg Jeg vil tilføje et tilføjelsesprogram fra Office Store, og fortsæt med at søge efter appen som før.
