racorn / 123RF For mange fagfolk er Microsoft Outlook centrum for deres arbejdsgang. Når det er tilfældet, er det vigtigt at sikre, at applikationens filer - dine e-mails, kontakter og kalendere - regelmæssigt sikkerhedskopieres til et sikkert sted. Ligeledes, hvis du flytter til en ny pc, er det meget nemmere at genindlæse en enkelt fil end at gennemgå den kedelige proces med at oprette dine e-mail-konti igen. Heldigvis gør Outlook det nemt at manuelt sikkerhedskopiere din konto og indstillinger og at genimportere dem for nem opsætning. Guiden nedenfor gælder for Office 2010, Office 2013 og Office 2016.
Sikkerhedskopiering af dine filer
Trin 1:For at starte sikkerhedskopiering af dine filer i Outlook 2013 og 2016 skal du klikke på Fil menu, og vælgÅbn og eksporterfra menuen til venstre.
Marker Coppock / digitale tendenser Trin 2:Klik påImport Eksport knap for at åbne guiden Import og eksport, som også slår dig ud af det berøringsvenlige menusystem - det er bedst at have et konventionelt tastatur og en mus eller en touchpad til de følgende trin. Klik på i Outlook 2010 Fil,VælgMuligheder,og klikFremskreden.
Marker Coppock / digitale tendenser Trin 3:Klik på Eksport for at åbne guiden. Følgende trin er identiske for alle tre versioner af Outlook.
Michael Crider / Digitale tendenser Trin 4:Vælg Eksporter til en fil fra handlingslisten, og klik på Næste,hvilket vil resultere i to muligheder. Vælg Outlook-datafil (.pst),og klik Næste igen. På det næste skærmbillede skal du vælge hvilke filer og mapper du vil sikkerhedskopiere. Det meste af tiden vil du oprette en komplet sikkerhedskopi af filerne til en konto. For at gøre dette skal du blot klikke på den e-mail-adresse, der er knyttet til kontoen, det første element på listen og klikke Næste. Sørg for at Inkluder undermapper er markeret, så du fanger alle oplysninger.
Michael Crider / Digitale tendenser Trin 5:Hvis du vil have større kontrol over, hvad der er sikkerhedskopieret, skal du klikke på en individuel mail-mappe, sektionen Kontakter eller kalendere eller en af de andre muligheder på listen. Som standard sikkerhedskopieres også alle mapperne i en valgt mappe. Fjern markeringen i det markerede felt for at deaktivere denne adfærd inkluderer undermapper. Klik på for at fjerne specifikke e-mail-beskeder fra sikkerhedskopien, f.eks. Mail sendt til eller fra din personlige adresse filtre. På denne skærm kan du oprette en søgning efter ord, emne eller kropsfelt, til eller fra adresse eller tid. Mere avancerede filtre, herunder størrelse, flag og vigtighedsvurderinger, er tilgængelige via Mmalm valg og Fremskreden faner. Når du er færdig med at konfigurere dine filtre, skal du klikke på Okay for at vende tilbage til eksportmenuen.
Marker Coppock / digitale tendenser Trin 6:Det næste skærmbillede giver dig mulighed for at vælge placeringen og navnet på din sikkerhedskopifil. Klik på Gennemse, naviger derefter til den ønskede mappe, navngiv filen og klik på Okay. Browservinduet lukkes derefter.
Michael Crider / Digitale tendenser Trin 7:Klik på Afslut. Du kan føje en adgangskode til denne fil for ekstra sikkerhed eller lade begge felter være tomme, hvis du ikke vil tildele en adgangskode. Klik derefter på Okay for at oprette sikkerhedskopifilen. Husk, at det kan tage et par sekunder, hvis du har masser af e-mails gemt i Outlook.
Håndtering af sikkerhedskopier
Den PST-fil, du lige har oprettet, kan flyttes eller kopieres som enhver anden fil. Dette gør det let at holde det sikkert; smid det bare på et USB-drev, træk det til en ekstern harddisk, eller upload det til skyen for at registrere dine e-mails fysisk adskilt fra din computer. Vær opmærksom på, at filen er ret stor - 1.000 e-mails udgør ca. 100 MB i vores test - og så kan du muligvis ikke sende den gennem de sædvanlige kanaler.
Husk at dette ikke er en live fil, hvilket betyder at den ikke registrerer eller sikkerhedskopierer e-mails, som du modtager eller sender efterdu opretter det. For en mere opdateret fil gemmer Outlook automatisk dine e-mails og andre indstillinger i en PST-fil i Dokumenter> Outlook-filer mappe under dit brugernavn. Denne fil er altid opdateret, men da den er gemt lokalt, er den sårbar over for fejl. Du kan mindske risikoen for at miste nylige e-mails, kalenderelementer og kontakter ved at indstille et backup- eller cloud-lagringsprogram til overvågning af Outlook Files-mappen.
Importerer sikkerhedskopier
Trin 1:Processen til import af PST-backupfiler ligner oprettelsen af dem. Klik på i Outlook 2013 og 2016 Fil i hovedvinduet i Outlook, og vælgÅbn og eksporter fra en række muligheder. Vælg derefterImport Eksport for at åbne guiden Import og eksport. Klik på i Outlook 2010 Fil, Vælg Åben, ”Og klikImportere. Trinene nedenfor gælder for alle tre versioner af Outlook.
Michael Crider / Digitale tendenser Trin 2:Klik på Importer fra et andet program eller en anden fil, efterfulgt afNæste. Vælg derefterOutlook-datafil og klik Næsteigen. Klik på Gennemse, og naviger til den fil, du vil importere, enten på din lokale maskine, eksterne enhed eller et eller andet sted på et tilsluttet netværk. I Muligheder område, kan du vælge at erstatte duplikerede e-mails og kontakter med importerede varer, tillade oprettelse af dubletter eller simpelthen ikke importere dubletter.
Michael Crider / Digitale tendenser Trin 3:Hvis den sikkerhedskopi, du importerer fra, er nyere end de e-mails, du i øjeblikket har i Outlook, skal du vælge Erstat dubletter. Hvis sikkerhedskopien er ældre end de aktuelle e-mails i Outlook, skal du vælge Importer ikke dubletter. Der er generelt ikke behov for at vælge Tillad, at der oprettes dubletter medmindre du ved, at du har brug for specifik information fra både de gamle og nye filer. Klik på Næste når du er klar til at fortsætte.
Michael Crider / Digitale tendenser Trin 4: På denne skærm skal du vælge, hvilke mapper du vil importere, og til hvor du vil importere dem. Hvis du importerer oplysningerne fra en enkelt konto, skal du bare klikke Outlook-datafil. Du kan også vælge individuelle mapper eller filtrere filen, ligesom i afsnittet ovenfor. Klik på Afslutnår du er klar, og hvis du bliver bedt om det, skal du indtaste den adgangskode, der er knyttet til din fil. Det er det! Dine e-mails og andre indstillinger vises i Outlook, når importprocessen er afsluttet.
