Sådan bruges Google Docs - tip, tricks og ekspertrådgivning

Google Docs er et skybaseret Google-produkt med alle de funktioner, du har brug for til at oprette, redigere og dele dokumenter. I modsætning til Microsofts velkendte apps til oprettelse af dokumenter tilbyder Google en række apps designet til brugere, der arbejder online. Integration med Google Drevs skylagringsfunktioner giver dig adgang til og arbejder på dine dokumenter overalt.

Det kan være en skræmmende opgave at skifte til Google Docs, da der er mange nye funktioner at opdage, og grænsefladen til dokumentredigering kan se ukendt ud.

Du kan komme i gang med Google Docs ved at følge et par enkle trin, og at lære mere om de forskellige funktioner i dette værktøj hjælper dig med at blive en Google Docs-ekspert på ingen tid.

Trin 1: Opsætning af din Google-konto

Brug af Google Docs kræver, at du tilmelder dig en Google-konto. Det er dog gratis at gøre det, og din konto giver dig også adgang til Gmail, Google Maps og YouTube samt hele Drive-pakken.

For at oprette en Google-konto skal du navigere til tilmeldingssiden. Indtast dine oplysninger - inklusive dit navn, din e-mail-adresse og fødselsdato - og klik Næste skridt. Læs fortrolighedspolitikken og servicevilkårene og tryk Jeg er enig. Tillykke! Du har nu en Google-konto. Hvis du allerede har en konto, skal du bare logge ind som normalt.

Opret et screenshot af en Google-webside skærmbillede

Trin 2: Start af Google Docs

Der er flere måder at få adgang til Google Docs afhængigt af din enhed. Du kan downloade appen fra App Store eller Google Play eller klikke på ikonet Apps i øverste højre hjørne af Googles startside (repræsenteret af ni firkanter). Du skal derefter klikke på Dokumenter knap - du skal muligvis klikke Mere i pop op-menuen for at se det.

Alternativt kan du navigere til Google Drev og vælge GoogleDokumenterindenforMit drevmenu øverst, eller vælg Google Docs efter at du har klikket Ny på venstre side af siden. Den sidste mulighed er at navigere direkte til Google Docs. Når du har startet webappen, er du klar til at oprette et dokument.

Trin 3: Oprettelse af et dokument

For at oprette et nyt dokument skal du klikke på den tomme side med det flerfarvede tilføjelseskilt inde i det øverste venstre hjørne af hovedsiden til Google Docs. Hvis du ikke kan finde denne menu, skal du rulle op eller klikke på det flerfarvede plustegn-ikon i nederste højre hjørne af din skærm. D

Google Docs-skærmbillede skærmbillede

Hvis du opretter et dokument fra Drev, skal du vælge Google Docs efter at have ramt Ny opretter automatisk et tomt dokument. Hvis du klikker på den lille pil med højre retning ved siden af Google Docs, kan du endda vælge at oprette et nyt dokument baseret på en angivet skabelon. Der er en række at vælge imellem, herunder cv'er, forretningsbreve og et udvalg af tredjepartsskabeloner. Du kan endda uploade en eksisterende .doc- eller .docx-fil til dit drev ved at klikke påNy, efterfulgt afFil upload.

Trin 4: Begynd at arbejde

Når du har oprettet et dokument, kan du komme på arbejde. Klik påUnavngivet dokument i øverste venstre hjørne for at tilføje en titel til dit dokument. Du kan også justere skrifttypen, tekststørrelsen og meget mere via værktøjslinjen øverst på siden. Hvis du ikke kan se din titel eller menulinjen øverst på siden, er disse muligheder muligvis skjult. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på pilen nedad i øverste højre hjørne for at få vist dem.

Da du arbejder i din browser, gemmes eventuelle ændringer i dit dokument automatisk. Hvis du ser til højre for Hjælp valgmulighed øverst på skærmen, skal du enten se Gemmer ... eller Alle ændringer gemt i Drev. Vent til den anden besked vises, inden du afslutter, bare for at sikre, at alt dit arbejde er blevet gemt. Klik på for at få vist versionshistorikken for det aktuelle dokument Gemmer ... eller Alle ændringer gemt i Drev, som giver dig mulighed for at gennemgå ændringerne.

Sådan deler du dine ting

Klik på det blå for at dele dine dokumenter med andreDelknappen øverst til højre på det dokument, du vil dele. Knappen sidder fast mellem dit billede - forudsat at du har føjet en til din Google-konto - og kommentarikonet. Inviter derefter andre brugere ved at indtaste den relevante e-mail-adresse i det resulterende vindue.

Personer, du deler med, kan enten redigere, se eller kommentere et dokument afhængigt af, hvilke tilladelser du giver dem. Dette kan ændres ved at trykke på menuen direkte til højre for det tomme adressefelt. Hvis du vil dele dokumentet med folk, der bruger noget andet end e-mail, skal du klikke på Få delbart link øverst i vinduet Del. Et link vises derefter direkte nedenunder (det kopieres også til dit udklipsholder).

Hvis du klikker påFremskreden i nederste højre hjørne af dette vindue, kan du også dele filen via Gmail, Google+, Facebook eller Twitter, men dette kræver, at du offentliggør dit dokument. Google Docs indstiller fortrolighedsindstillingerne til Privat som standard, men du kan altid klikke på det blåLave omi midten af ​​vinduet Avanceret (under Hvem har adgang) for at justere dine privatlivsindstillinger.

Brug kommentar- og chatfunktionerne

Med Google Docs kan du se i realtid, når andre mennesker foretager ændringer i et dokument. Ved at klikke på Kommentarer i øverste højre hjørne af skærmen, kan du eller enhver anden, der er i dokumentet, starte en diskussion om dit projekt. Du kan også se, hvilke brugere der i øjeblikket ser på dokumentet ved hjælp af rækken af ​​cirkler til venstre for Kommentar knap. Hvis ingen udover dig kigger på en given side, vises der intet her.

Du kan også indstille hvert dokument, så du modtager underretninger, når folk foretager ændringer i det, nævner dit navn eller interagerer med en af ​​dine kommentarer. Meddelelser kan være et nyttigt værktøj til samarbejde med store grupper af mennesker. Det er ideelt, når du arbejder med en gruppe, der ikke er i det samme fysiske rum. Hvis du af en eller anden grund ikke ønsker, at brugerne skal have mulighed for at tilføje kommentarer til et givet dokument, kan du også ændre redigeringstilstand (mere om det i næste afsnit).

Lær de forskellige redigeringstilstande at kende

Direkte under Del knappen er muligheder for visning, foreslå redigering og redigering af dokumenter. Mens Redigering mulighed giver dig mulighed for at redigere, Foreslår giver dig mulighed for at anbefale ændringer. Visning giver dig mulighed for at se eller udskrive din fil. Det Foreslår mulighed svarer til funktionen Track Changes i Word. Det angiver alle ændringer, der er foretaget i dokumentet i grønt. Derefter kan andre brugere godkende eller nægte disse ændringer, før de bliver en del af det endelige kladde. Selvom du ikke bruger Foreslår tilstand, kan du altid se et dokuments revisionshistorik ved at gå til Fil> Versionshistorik> Se versionshistorik .

Skærmbillede af Google Docs-revisionshistorik skærmbillede

Prøv en anden dokumenttype

Google Drev har mere at tilbyde ud over tekstdokumenter. Slides er for eksempel Googles version af Microsoft PowerPoint, og du kan samarbejde om præsentationer på samme måde som du kan med Docs. Slides kan også fungere som enkeltstående præsentationer - og du kan låse redigeringer ned, så seerne kun kan se, ikke ændre. Et andet værktøj, Sheets, er virksomhedens tilgang til Microsoft Excel. Ligesom Excel tillader Sheets brugere at oprette formler, manipulere data og dele opdateringer i realtid.

Selvom det ikke altid er så omfattende som Office 365 med hensyn til funktionalitet, er G Suite en nyttig og praktisk måde at oprette indhold online på. Måske er den største fordel med Google Docs og hele G Suite, at den er gratis at bruge. Vi kan også godt lide, at alt dit indhold kan leve online (eller lokalt, hvis du vil). Alt hvad du skal gøre er at oprette en Google-konto for at drage fordel af alle fordelene.

Seneste indlæg